Cette politique de confidentialité explique comment Heritage International Institute traite les données personnelles en relation avec ce site Web, les communications institutionnelles, la correspondance liée à la recherche et aux projets, les candidatures, les propositions et les documents soumis volontairement à l'Institut. Elles sont fournies conformément au règlement (UE) 2016/679 (GDPR) et à la loi italienne applicable en matière de protection des données.
1. Responsable du traitement des données
Heritage International Institute
Via Camille 3
00181 Rome, Italie
C.F. 96638600583
PEC: heritageinternational@pec.it
2. Catégories de données personnelles traitées
En fonction de la manière dont les utilisateurs interagissent avec l'Institut, les catégories de données personnelles suivantes peuvent être traitées:
- Données d’identification et de contact: nom, prénom, adresse email, adresse PEC, numéro de téléphone, organisation, fonction, affiliation et adresse postale.
- Données professionnelles, académiques et applicatives: CV, biographies, titres académiques, expérience professionnelle, publications, portfolios, références, lettres de motivation, candidatures à des projets, résumés, propositions de recherche et documentation connexe.
- Contenu soumis et matériel de projet: articles, dossiers de recherche, photographies, matériel audiovisuel, présentations, rapports, matériel de travail sur le terrain, profils institutionnels, propositions de collaboration et autres matériels volontairement envoyés à l'Institut.
- Données d'image et de profil: des photographies, des portraits, des vidéos, des profils d'orateurs ou de membres du conseil d'administration, des biographies d'auteurs et des informations sur la participation à des événements ou à des projets, lorsqu'ils sont fournis ou autorisés.
- Données de communication: messages, demandes, pièces jointes, métadonnées nécessaires à la gestion de la correspondance et enregistrements des échanges institutionnels.
- Données techniques: Adresse IP, informations sur le navigateur et l'appareil, pages visitées, temps d'accès approximatif, journaux de sécurité, journaux d'hébergement/CDN et informations nécessaires à la livraison et à la sécurité du site Web.
- Données de préférence en matière de cookies: le choix de cookie de l'utilisateur stocké localement dans le navigateur.
3. Catégories particulières de données
L'Institut ne demande pas intentionnellement des catégories particulières de données personnelles via le site Web, à moins qu'un projet spécifique, un appel, une activité de recherche ou une exigence légale ne le rende nécessaire et que des garanties appropriées soient fournies. Les utilisateurs doivent éviter d’envoyer des données sensibles inutiles. Si les documents soumis contiennent des données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, des informations sur la santé, des données biométriques, des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle, ou des informations sur des personnes ou des communautés vulnérables, ces données seront traitées uniquement lorsqu'une base juridique valable s'applique et uniquement dans la mesure nécessaire aux fins concernées.
4. Finalités du traitement
Les données personnelles peuvent être traitées aux fins suivantes:
- exploiter, sécuriser, maintenir et améliorer le site Web;
- répondre aux demandes de contact et à la correspondance institutionnelle;
- recevoir, examiner et gérer le matériel de recherche, les propositions, les candidatures, les CV, les résumés, les documents de projet et les demandes de collaboration;
- organiser, documenter et communiquer des projets, des appels, des événements, des publications, des activités académiques et des partenariats;
- évaluer l'éligibilité, l'expertise, la paternité, la participation et l'adéquation aux projets, conseils d'administration, événements, publications ou opportunités de coopération;
- gérer les exigences administratives, comptables, contractuelles, juridiques et de conformité;
- protéger les droits, la sécurité, la réputation et les intérêts légitimes de l’Institut, de ses partenaires, contributeurs et utilisateurs;
- gérer les préférences en matière de cookies et, lorsque cela est activé, des analyses facultatives ou des technologies similaires basées sur le consentement.
5. Bases juridiques
Les bases juridiques du traitement peuvent inclure: l'exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles demandées par l'utilisateur; intérêt légitime dans la gestion des activités institutionnelles, de la correspondance, de l'évaluation des projets, de la coopération en matière de recherche, de la sécurité du site Web et de la documentation; le respect des obligations légales; consentement, lorsque cela est requis pour les cookies facultatifs, les publications spécifiques, l'utilisation d'images, les newsletters ou d'autres activités facultatives; et, le cas échéant, les tâches accomplies dans l'intérêt public ou à des fins de recherche, éducatives, culturelles ou archivistiques avec les garanties appropriées.
6. Destinataires et personnes autorisées
Les données personnelles peuvent être consultées par le personnel autorisé et les collaborateurs de Heritage International Institute. Lorsque cela est nécessaire aux fins pertinentes, les données peuvent également être partagées avec des membres du conseil académique, des comités de sélection ou d'évaluation, des partenaires de projet, des partenaires institutionnels, des organisateurs d'événements, des collaborateurs de recherche, des prestataires techniques, des fournisseurs d'hébergement/CDN, des fournisseurs de messagerie et de PEC, des fournisseurs de maintenance informatique, des conseillers juridiques/comptables et des autorités publiques lorsque la loi l'exige.
7. Dimension internationale et transferts
Étant donné que l'Institut travaille dans un contexte culturel, académique et de projet international, les documents soumis et les données personnelles associées peuvent être examinés ou discutés avec des partenaires, des experts ou des collaborateurs situés en dehors de l'Italie et, dans certains cas, en dehors de l'Espace économique européen. Lorsque les règles de transfert GDPR s'appliquent, l'Institut s'appuiera sur une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types, des dérogations applicables à la situation spécifique, un consentement explicite le cas échéant, ou un autre mécanisme de transfert légal.
8. Rétention
Les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, à moins qu'une période plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi. Les demandes de contact sont conservées pendant le temps nécessaire à la gestion de la demande et des dossiers institutionnels associés. Les documents de candidature et de proposition peuvent être conservés pendant toute la durée du processus de sélection et pendant une période ultérieure raisonnable à des fins de responsabilité, de développement de projets et d'opportunités institutionnelles futures, à moins que leur suppression ne soit demandée et qu'aucune raison impérieuse n'exige leur conservation. Les documents liés aux projets financés, aux activités de recherche, aux publications, aux événements, à la comptabilité, aux contrats ou aux obligations légales peuvent être conservés pendant la période de conservation du projet, des archives, de l'administration ou de la loi concernée. Les journaux techniques sont conservés pendant des périodes de sécurité et de maintenance proportionnées au risque.
9. Mineurs
Le site Web n'est pas spécifiquement destiné aux enfants. Les documents concernant des mineurs doivent être soumis uniquement par des personnes autorisées à le faire et uniquement lorsque cela est nécessaire pour un projet légitime, à des fins éducatives, culturelles ou institutionnelles. Un consentement, une autorisation ou des garanties supplémentaires peuvent être demandés avant de traiter ou de publier ces documents.
10. Publication des profils et des matériaux
Le cas échéant, l'Institut peut publier des noms, des rôles, des affiliations, des biographies, des photographies, des détails sur la participation au projet, des articles, des résumés ou d'autres documents sur son site Web, ses pages d'événements, ses publications, ses rapports ou ses canaux de communication institutionnels. La publication sera basée sur une base juridique appropriée, une autorisation, un accord, un consentement ou un objectif institutionnel légitime, selon le contexte.
11. Droits des personnes concernées
Les personnes concernées peuvent demander l'accès, la rectification, l'effacement, la restriction, la portabilité et l'opposition, et peuvent retirer leur consentement lorsque le traitement est basé sur le consentement. Les demandes peuvent être envoyées via PEC à heritageinternational@pec.it. L'exercice des droits peut être soumis à des limites légales, y compris lorsque la conservation est nécessaire pour des obligations légales, la défense de réclamations, la recherche, à des fins d'archivage ou des intérêts légitimes prépondérants.
12. Plainte auprès de l'autorité de contrôle
Les personnes concernées ont le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité italienne de protection des données (Garante per la protezione dei dati personali) via www.garanteprivacy.it.
13. Mises à jour
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter des changements juridiques, techniques, organisationnels ou liés au projet. La version mise à jour sera publiée sur cette page.
