La presente Informativa sulla privacy spiega come Heritage International Institute tratta i dati personali in relazione a questo sito web, le comunicazioni istituzionali, la ricerca e la corrispondenza legata al progetto, le applicazioni, le proposte e i materiali inviati volontariamente all'Istituto. Viene fornito ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della legge sulla protezione dei dati italiana applicabile.
1. Titolare del trattamento
Heritage International Institute
Via Camilla 3
00181 Roma, Italia
C.F. 96638600583
PEC: heritageinternational@pec.it
2. Categorie di dati personali trattati
A seconda di come gli utenti interagiscono con l'Istituto, possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
- Dati di identificazione e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, indirizzo PEC, numero di telefono, organizzazione, ruolo, affiliazione e indirizzo postale.
- Dati professionali, accademici e applicativi: CV, biografie, titoli accademici, esperienza professionale, pubblicazioni, portafogli, riferimenti, lettere motivazionali, applicazioni di progetto, astratti, proposte di ricerca e relativa documentazione.
- Contenuto e materiali di progetto: documenti, documenti di ricerca, fotografie, materiali audiovisivi, presentazioni, relazioni, materiali di lavoro sul campo, profili istituzionali, proposte di collaborazione e altri materiali inviati volontariamente all'Istituto.
- Dati immagine e profilo: fotografie, ritratti, video, profili di oratore o di membro del consiglio, biografie di autore e informazioni sulla partecipazione di eventi o progetti, ove fornite o autorizzate.
- Dati di comunicazione: messaggi, richieste, allegati, metadati necessari per gestire corrispondenza e record di scambi istituzionali.
- Dati tecnici: Indirizzo IP, informazioni sul browser e sul dispositivo, pagine visitate, tempo di accesso approssimativo, registri di sicurezza, log di hosting/CDN e informazioni necessarie per la consegna del sito e la sicurezza.
- Cookie dati di preferenza: la scelta dei cookie dell'utente memorizzata localmente nel browser.
3. Categorie particolari di dati
L'Istituto non richiede intenzionalmente categorie particolari di dati personali attraverso il sito web a meno che non venga fornito un progetto specifico, una chiamata, un'attività di ricerca o un requisito legale. Gli utenti dovrebbero evitare di inviare dati sensibili non necessari. Se i materiali presentati contengono dati che rivelano origine razziale o etnica, opinioni politiche, credenze religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, informazioni sanitarie, dati biometrici, dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale, o informazioni su persone o comunità vulnerabili, tali dati saranno trattati solo quando si applica una base giuridica valida e solo nella misura necessaria per lo scopo pertinente.
4. Finalità del trattamento
I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:
- funzionamento, sicurezza, mantenimento e miglioramento del sito;
- rispondere alle richieste di contatto e alla corrispondenza istituzionale;
- ricevere, rivedere e gestire materiali di ricerca, proposte, applicazioni, CV, astratti, documenti di progetto e richieste di collaborazione;
- organizzazione, documentazione e comunicazione di progetti, bandi, eventi, pubblicazioni, attività accademiche e partenariati;
- valutare l'ammissibilità, le competenze, l'autorietà, la partecipazione e l'idoneità per progetti, consigli, eventi, pubblicazioni o opportunità di cooperazione;
- gestione dei requisiti amministrativi, contabili, contrattuali, legali e di conformità;
- tutelare i diritti, la sicurezza, la reputazione e gli interessi legittimi dell'Istituto, dei suoi partner, dei suoi collaboratori e degli utenti;
- gestione delle preferenze dei cookie e, se abilitata, analisi facoltative o tecnologie simili basate sul consenso.
5. Basi giuridiche
Le basi giuridiche per il trattamento possono includere: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall'utente; legittimo interesse per la gestione di attività istituzionali, corrispondenza, valutazione del progetto, cooperazione di ricerca, sicurezza del sito e documentazione; rispetto degli obblighi legali; consenso, ove richiesto per i cookie opzionali, pubblicazioni specifiche, uso dell'immagine, newsletter o altre attività facoltative; e, ove applicabile, attività svolte nell'interesse pubblico o a fini di ricerca, didattica, culturale o archivistica con adeguate garanzie.
6. Destinatari e persone autorizzate
I dati personali possono essere consultati da personale autorizzato e collaboratori di Heritage International Institute. Se necessario per il relativo scopo, i dati possono anche essere condivisi con membri del Comitato Accademico, comitati di selezione o di valutazione, partner di progetto, partner istituzionali, organizzatori di eventi, collaboratori di ricerca, fornitori tecnici, hosting / fornitori CDN, e-mail e fornitori PEC, fornitori di manutenzione IT, consulenti legali / contabili e autorità pubbliche, ove richiesto dalla legge.
7. Dimensione internazionale e trasferimenti
Poiché l'Istituto opera in un contesto culturale, accademico e di progetto internazionale, i materiali presentati e i relativi dati personali possono essere esaminati o discussi con partner, esperti o collaboratori situati al di fuori dell'Italia e, in alcuni casi, al di fuori dello Spazio economico europeo. Se si applicano le regole di trasferimento GDPR, l'Istituto si affida a una decisione di adeguatezza, Clausole contrattuali standard, deroghe applicabili alla situazione specifica, consenso esplicito, se del caso, o un altro meccanismo di trasferimento legale.
8. conservazione
I dati personali sono conservati solo per tutto il tempo necessario per le finalità per le quali sono stati raccolti, a meno che non sia richiesto o consentito un periodo più lungo per legge. Le richieste di contatto sono mantenute per il tempo necessario per gestire la richiesta e i relativi record istituzionali. I materiali di domanda e di proposta possono essere conservati per tutta la durata del processo di selezione e per un ragionevole periodo successivo per la responsabilità, lo sviluppo di progetti e le future opportunità istituzionali, a meno che non sia richiesta la cancellazione e non richieda alcuna ragione di esclusione. I materiali connessi a progetti finanziati, attività di ricerca, pubblicazioni, eventi, contabilità, contratti o obblighi legali possono essere conservati per il relativo periodo di conservazione del progetto, archivio, amministrativo o legale. I registri tecnici sono conservati per periodi di sicurezza e manutenzione proporzionati al rischio.
9. Minori
Il sito web non è rivolto specificamente ai bambini. I materiali riguardanti i minori devono essere presentati solo da persone autorizzate a farlo e solo se necessario per un progetto legittimo, educativo, culturale o istituzionale. Il consenso, l'autorizzazione o la salvaguardia possono essere richiesti prima del trattamento o della pubblicazione di tali materiali.
10. Pubblicazione di profili e materiali
Se del caso, l'Istituto può pubblicare nomi, ruoli, affiliazioni, biografie, fotografie, dettagli di partecipazione del progetto, documenti, astratti o altri materiali sul suo sito web, pagine di eventi, pubblicazioni, rapporti o canali di comunicazione istituzionali. La pubblicazione si baserà su una base giuridica adeguata, il permesso, l'accordo, il consenso o lo scopo istituzionale legittimo, a seconda del contesto.
11. Diritti degli interessati
Gli interessati possono richiedere l'accesso, la rettifica, la cancellazione, la restrizione, la portabilità e l'obiezione, e possono revocare il consenso qualora il trattamento sia basato sul consenso. Le richieste possono essere inviate tramite PEC a heritageinternational@pec.it. L'esercizio dei diritti può essere soggetto a limiti legali, anche qualora sia necessaria la conservazione per obblighi legali, la difesa dei crediti, la ricerca, gli scopi di archivio o la limitazione degli interessi legittimi.
12. Reclamo all’autorità di controllo
I soggetti interessati hanno il diritto di presentare reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali tramite www.garanteprivacy.it.
13. Aggiornamenti
La presente Informativa sulla privacy può essere aggiornata per riflettere modifiche legali, tecniche, organizzative o relative al progetto. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina.
