Esta Política de Privacidad explica cómo Heritage International Institute procesa datos personales en relación con este sitio web, comunicaciones institucionales, correspondencia relacionada con investigaciones y proyectos, solicitudes, propuestas y materiales enviados voluntariamente al Instituto. Se proporciona de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) y la ley italiana de protección de datos aplicable.
1. Responsable del tratamiento de datos
Heritage International Institute
Vía Camila 3
00181 Roma, Italia
C.F. 96638600583
PEC: heritageinternational@pec.it
2. Categorías de datos personales tratados
Dependiendo de cómo interactúen los usuarios con el Instituto, se podrán procesar las siguientes categorías de datos personales:
- Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, dirección PEC, número de teléfono, organización, cargo, afiliación y dirección postal.
- Datos profesionales, académicos y de postulación: CV, biografías, títulos académicos, experiencia profesional, publicaciones, portafolios, referencias, cartas de motivación, solicitudes de proyectos, resúmenes, propuestas de investigación y documentación relacionada.
- Contenido enviado y materiales del proyecto: artículos, expedientes de investigación, fotografías, materiales audiovisuales, presentaciones, informes, materiales de trabajo de campo, perfiles institucionales, propuestas de colaboración y otros materiales enviados voluntariamente al Instituto.
- Datos de imagen y perfil: fotografías, retratos, vídeos, perfiles de oradores o miembros de la junta directiva, biografías de autores e información de participación en eventos o proyectos, cuando se proporcionen o autoricen.
- Datos de comunicaciones: mensajes, solicitudes, archivos adjuntos, metadatos necesarios para gestionar la correspondencia y registros de intercambios institucionales.
- Datos técnicos: Dirección IP, información del navegador y del dispositivo, páginas visitadas, tiempo de acceso aproximado, registros de seguridad, registros de alojamiento/CDN e información necesaria para la entrega y la seguridad del sitio web.
- Datos de preferencia de cookies: La elección de cookies del usuario se almacena localmente en el navegador.
3. Categorías especiales de datos
El Instituto no solicita intencionalmente categorías especiales de datos personales a través del sitio web a menos que un proyecto específico, convocatoria, actividad de investigación o requisito legal lo haga necesario y se proporcionen las garantías adecuadas. Los usuarios deben evitar enviar datos confidenciales innecesarios. Si los materiales enviados contienen datos que revelan origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, información de salud, datos biométricos, datos sobre la vida sexual o la orientación sexual, o información sobre personas o comunidades vulnerables, dichos datos se procesarán solo cuando se aplique una base legal válida y solo en la medida necesaria para el propósito relevante.
4. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados con las siguientes finalidades:
- operar, asegurar, mantener y mejorar el sitio web;
- atender solicitudes de contacto y correspondencia institucional;
- recibir, revisar y gestionar materiales de investigación, propuestas, solicitudes, CV, resúmenes, documentos de proyectos y solicitudes de colaboración;
- organizar, documentar y comunicar proyectos, convocatorias, eventos, publicaciones, actividades académicas y asociaciones;
- evaluar la elegibilidad, experiencia, autoría, participación e idoneidad para proyectos, juntas directivas, eventos, publicaciones u oportunidades de cooperación;
- gestionar requisitos administrativos, contables, contractuales, legales y de cumplimiento;
- proteger los derechos, la seguridad, la reputación y los intereses legítimos del Instituto, sus socios, contribuyentes y usuarios;
- gestionar las preferencias de cookies y, cuando estén habilitadas, análisis opcionales o tecnologías similares basadas en el consentimiento.
5. Bases jurídicas
Las bases legales para el procesamiento pueden incluir: ejecución de medidas precontractuales o contractuales solicitadas por el usuario; interés legítimo en la gestión de actividades institucionales, correspondencia, evaluación de proyectos, cooperación en investigación, seguridad de sitios web y documentación; cumplimiento de obligaciones legales; consentimiento, cuando sea necesario para cookies opcionales, publicaciones específicas, uso de imágenes, boletines u otras actividades opcionales; y, en su caso, tareas realizadas en interés público o con fines de investigación, educativos, culturales o de archivo con las salvaguardias adecuadas.
6. Destinatarios y personas autorizadas
Los datos personales podrán ser accedidos por personal autorizado y colaboradores de Heritage International Institute. Cuando sea necesario para el propósito pertinente, los datos también pueden compartirse con miembros de juntas académicas, comités de selección o evaluación, socios de proyectos, socios institucionales, organizadores de eventos, colaboradores de investigación, proveedores técnicos, proveedores de hosting/CDN, proveedores de correo electrónico y PEC, proveedores de mantenimiento de TI, asesores legales/contables y autoridades públicas cuando así lo exija la ley.
7. Dimensión internacional y transferencias
Debido a que el Instituto trabaja en un contexto cultural, académico y de proyectos internacional, los materiales enviados y los datos personales relacionados pueden ser revisados o discutidos con socios, expertos o colaboradores ubicados fuera de Italia y, en algunos casos, fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando se apliquen las reglas de transferencia GDPR, el Instituto se basará en una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo, derogaciones aplicables a la situación específica, consentimiento explícito cuando corresponda u otro mecanismo de transferencia legal.
8. Retención
Los datos personales se conservan únicamente durante el tiempo necesario para los fines para los que fueron recopilados, a menos que la ley exija o permita un período más largo. Las solicitudes de contacto se conservan durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud y los registros institucionales relacionados. Los materiales de solicitud y propuesta pueden conservarse durante el proceso de selección y durante un período posterior razonable para fines de rendición de cuentas, desarrollo de proyectos y oportunidades institucionales futuras, a menos que se solicite su eliminación y ninguna razón imperiosa requiera su conservación. Los materiales relacionados con proyectos financiados, actividades de investigación, publicaciones, eventos, contabilidad, contratos u obligaciones legales pueden conservarse durante el período de conservación legal, administrativo o de archivo correspondiente al proyecto. Los registros técnicos se conservan durante períodos de seguridad y mantenimiento proporcionales al riesgo.
9. Menores
El sitio web no está dirigido específicamente a niños. Los materiales relacionados con menores deben ser enviados únicamente por personas autorizadas para hacerlo y solo cuando sea necesario para un proyecto legítimo, propósito educativo, cultural o institucional. Se pueden solicitar consentimiento, autorización o garantías adicionales antes de procesar o publicar dichos materiales.
10. Publicación de perfiles y materiales.
Cuando corresponda, el Instituto podrá publicar nombres, funciones, afiliaciones, biografías, fotografías, detalles de participación en proyectos, artículos, resúmenes u otros materiales en su sitio web, páginas de eventos, publicaciones, informes o canales de comunicación institucional. La publicación se basará en una base legal adecuada, permiso, acuerdo, consentimiento o propósito institucional legítimo, según el contexto.
11. Derechos del interesado
Los interesados podrán solicitar acceso, rectificación, supresión, restricción, portabilidad y oposición, y podrán retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento. Las solicitudes se pueden enviar a través de PEC a heritageinternational@pec.it. El ejercicio de los derechos puede estar sujeto a límites legales, incluso cuando la conservación sea necesaria para obligaciones legales, defensa de reclamaciones, investigación, fines de archivo o intereses legítimos superiores.
12. Reclamación ante la autoridad de control
Los interesados tienen derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad Italiana de Protección de Datos (Garante per la protezione dei dati personali) a través de www.garanteprivacy.it.
13. Actualizaciones
Esta Política de Privacidad puede actualizarse para reflejar cambios legales, técnicos, organizativos o relacionados con el proyecto. La versión actualizada se publicará en esta página.
