In dieser Datenschutzrichtlinie wird erläutert, wie Heritage International Institute personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dieser Website, institutioneller Kommunikation, forschungs- und projektbezogener Korrespondenz, Bewerbungen, Vorschlägen und Materialien verarbeitet, die freiwillig an das Institut übermittelt werden. Die Bereitstellung erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (GDPR) und dem geltenden italienischen Datenschutzrecht.
1. Datenverantwortlicher
Heritage International Institute
Via Camilla 3
00181 Roma, Italien
C.F. 96638600583
PEC: heritageinternational@pec.it
2. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Abhängig davon, wie Nutzer mit dem Institut interagieren, können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
- Identifikations- und Kontaktdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, PEC-Adresse, Telefonnummer, Organisation, Rolle, Zugehörigkeit und Postanschrift.
- Berufs-, Studien- und Bewerbungsdaten: Lebensläufe, Biografien, akademische Titel, Berufserfahrung, Veröffentlichungen, Portfolios, Referenzen, Motivationsschreiben, Projektanträge, Abstracts, Forschungsvorschläge und zugehörige Dokumentation.
- Eingereichte Inhalte und Projektmaterialien: Aufsätze, Forschungsdateien, Fotos, audiovisuelle Materialien, Präsentationen, Berichte, Feldforschungsmaterialien, institutionelle Profile, Kooperationsvorschläge und andere Materialien, die freiwillig an das Institut gesendet werden.
- Bild- und Profildaten: Fotos, Porträts, Videos, Profile von Sprechern oder Vorstandsmitgliedern, Biografien von Autoren und Informationen zur Teilnahme an Veranstaltungen oder Projekten, sofern bereitgestellt oder genehmigt.
- Kommunikationsdaten: Nachrichten, Anfragen, Anhänge, Metadaten, die zur Verwaltung der Korrespondenz und Aufzeichnungen des institutionellen Austauschs erforderlich sind.
- Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten, ungefähre Zugriffszeit, Sicherheitsprotokolle, Hosting-/CDN-Protokolle und Informationen, die für die Bereitstellung und Sicherheit der Website erforderlich sind.
- Cookie-Präferenzdaten: die Cookie-Auswahl des Benutzers, die lokal im Browser gespeichert wird.
3. Besondere Datenkategorien
Das Institut fordert über die Website nicht absichtlich besondere Kategorien personenbezogener Daten an, es sei denn, ein bestimmtes Projekt, eine Ausschreibung, eine Forschungsaktivität oder eine gesetzliche Anforderung machen dies erforderlich und es werden angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen. Benutzer sollten das Senden unnötiger sensibler Daten vermeiden. Soweit übermittelte Materialien Daten enthalten, die Aufschluss über die Rasse oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsinformationen, biometrische Daten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung oder Informationen über schutzbedürftige Personen oder Gemeinschaften geben, werden diese Daten nur bei Vorliegen einer gültigen Rechtsgrundlage und nur in dem für den jeweiligen Zweck erforderlichen Umfang verarbeitet.
4. Zwecke der Verarbeitung
Personenbezogene Daten können zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:
- Betreiben, Sichern, Pflegen und Verbessern der Website;
- Beantwortung von Kontaktanfragen und institutioneller Korrespondenz;
- Empfang, Prüfung und Verwaltung von Forschungsmaterialien, Vorschlägen, Bewerbungen, Lebensläufen, Abstracts, Projektdokumenten und Kooperationsanfragen;
- Organisation, Dokumentation und Kommunikation von Projekten, Ausschreibungen, Veranstaltungen, Veröffentlichungen, akademischen Aktivitäten und Partnerschaften;
- Bewertung der Eignung, des Fachwissens, der Urheberschaft, der Teilnahme und der Eignung für Projekte, Gremien, Veranstaltungen, Veröffentlichungen oder Kooperationsmöglichkeiten;
- Verwaltung administrativer, buchhalterischer, vertraglicher, rechtlicher und Compliance-Anforderungen;
- Schutz der Rechte, der Sicherheit, des Rufs und der berechtigten Interessen des Instituts, seiner Partner, Mitwirkenden und Nutzer;
- Verwaltung von Cookie-Einstellungen und, sofern aktiviert, optionaler Analyse- oder ähnlicher Technologien auf Grundlage der Einwilligung.
5. Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung können sein: Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen, die vom Nutzer gewünscht werden; berechtigtes Interesse an der Verwaltung institutioneller Aktivitäten, Korrespondenz, Projektbewertung, Forschungskooperation, Website-Sicherheit und Dokumentation; Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen; Einwilligung, sofern für optionale Cookies, bestimmte Veröffentlichungen, Bildnutzung, Newsletter oder andere optionale Aktivitäten erforderlich; und gegebenenfalls Aufgaben, die im öffentlichen Interesse oder für Forschungs-, Bildungs-, Kultur- oder Archivzwecke mit angemessenen Garantien ausgeführt werden.
6. Empfänger und Bevollmächtigte
Auf personenbezogene Daten können autorisierte Mitarbeiter und Mitarbeiter von Heritage International Institute zugreifen. Soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich, können Daten auch an Mitglieder des akademischen Vorstands, Auswahl- oder Bewertungsausschüsse, Projektpartner, institutionelle Partner, Veranstaltungsorganisatoren, Forschungsmitarbeiter, technische Anbieter, Hosting-/CDN-Anbieter, E-Mail- und PEC-Anbieter, IT-Wartungsanbieter, Rechts-/Buchhaltungsberater und öffentliche Behörden weitergegeben werden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
7. Internationale Dimension und Transfers
Da das Institut in einem internationalen kulturellen, akademischen und projektbezogenen Kontext arbeitet, können eingereichte Materialien und damit verbundene personenbezogene Daten mit Partnern, Experten oder Mitarbeitern außerhalb Italiens und in einigen Fällen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums überprüft oder besprochen werden. Wenn GDPR-Übertragungsregeln gelten, verlässt sich das Institut auf eine Angemessenheitsentscheidung, Standardvertragsklauseln, auf die spezifische Situation anwendbare Ausnahmeregelungen, gegebenenfalls eine ausdrückliche Zustimmung oder einen anderen rechtmäßigen Übertragungsmechanismus.
8. Aufbewahrung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, es sei denn, ein längerer Zeitraum ist gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig. Kontaktanfragen werden so lange aufbewahrt, wie es für die Verwaltung der Anfrage und der zugehörigen institutionellen Aufzeichnungen erforderlich ist. Bewerbungs- und Vorschlagsmaterialien können für die Dauer des Auswahlverfahrens und für einen angemessenen Folgezeitraum aus Gründen der Rechenschaftspflicht, der Projektentwicklung und zukünftiger institutioneller Möglichkeiten aufbewahrt werden, es sei denn, die Löschung wird beantragt und es besteht kein zwingender Grund, der eine Aufbewahrung erfordert. Materialien im Zusammenhang mit geförderten Projekten, Forschungsaktivitäten, Veröffentlichungen, Veranstaltungen, Buchhaltung, Verträgen oder rechtlichen Verpflichtungen können für die jeweilige Projekt-, Archiv-, Verwaltungs- oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. Technische Protokolle werden für Sicherheits- und Wartungszeiträume aufbewahrt, die dem Risiko angemessen sind.
9. Minderjährige
Die Website richtet sich nicht speziell an Kinder. Materialien, die Minderjährige betreffen, sollten nur von dazu befugten Personen und nur dann eingereicht werden, wenn dies für ein legitimes Projekt, einen Bildungs-, kulturellen oder institutionellen Zweck erforderlich ist. Vor der Verarbeitung oder Veröffentlichung solcher Materialien können zusätzliche Zustimmungen, Genehmigungen oder Sicherheitsvorkehrungen eingeholt werden.
10. Veröffentlichung von Profilen und Materialien
Gegebenenfalls kann das Institut Namen, Rollen, Zugehörigkeiten, Biografien, Fotos, Details zur Projektteilnahme, Papiere, Abstracts oder andere Materialien auf seiner Website, auf Veranstaltungsseiten, in Veröffentlichungen, in Berichten oder auf institutionellen Kommunikationskanälen veröffentlichen. Die Veröffentlichung erfolgt je nach Kontext auf der Grundlage einer geeigneten Rechtsgrundlage, Erlaubnis, Vereinbarung, Einwilligung oder eines legitimen institutionellen Zwecks.
11. Rechte der betroffenen Person
Betroffene Personen können Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch verlangen und ihre Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Anfragen können über PEC an gesendet werden heritageinternational@pec.it. Die Ausübung von Rechten kann gesetzlichen Beschränkungen unterliegen, insbesondere wenn die Aufbewahrung für rechtliche Verpflichtungen, die Verteidigung von Ansprüchen, Forschungszwecke, Archivzwecke oder überwiegende berechtigte Interessen erforderlich ist.
12. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde bei der italienischen Datenschutzbehörde (Garante per la protezione dei dati personali) einzureichen www.garanteprivacy.it.
13. Aktualisierungen
Diese Datenschutzerklärung kann aufgrund rechtlicher, technischer, organisatorischer oder projektbezogener Änderungen aktualisiert werden. Die aktualisierte Version wird auf dieser Seite veröffentlicht.
